PORT OF SEATTLE 

 

MEMORANDUM 

COMMISSION AGENDA  

 

 

Item No. 

5b 

 

Date of Meeting 

May 12, 2009 

 

DATE:

 

April 22, 2009 

 
TO:

 

Tay Yoshitani, Chief Executive Officer 

 
FROM:

 

Jeff Hollingsworth, Risk Manager 
  

 
SUBJECT:

 

 Insurance Brokering Services-Property and Casualty Insurance 

 
ACTION REQUESTED:

  

 
Request authorization for the Chief Executive Officer to enter into an agreement with insurance 
brokerage firms for the purposes of procuring property and casualty insurance for the Port at an 
estimated cost  of $790,000 over a three  year period.   The selection of the brokerage firms  will 
utilize a competitive process.  
 

SYNOPSIS

  

 
The purpose of this  memorandum  is  to  notify Commission  of the Port’s intention to  undergo a 
competitive broker selection process.  The broker(s) will be used to procure property and liability 
insurance  for  the  Port.    Property  insurance  expires  on  June  30,  2009  and  liability  insurance 
expires  on  September  30,  2009.      Upon  selection  of  the  broker(s),  the  Port  will  utilize  the 
broker(s) to submit insurance marketing information, applications, and specifications to various 
insurance  markets  to  solicit  bids  on  insurance  coverage.    The  broker  will  be  licensed  in 
accordance  with  RCW  48.17  and  authorized  to  serve  as  a  broker  (agent)  of  the  Port  in  these 
transactions.    Premium  payments  for  insurance  will  be  paid  directly  to  the  broker  who  in  turn 
will pay the insurance companies.  The brokers will also provide on-going service throughout the 
policy year in other areas such as notice of claim submissions, issuing of bonds, policy reviews, 
endorsement  issuance,  insurance  certificate  issuance,  and  amending  schedules  of  insured 
property as Port property assets are added (or deleted).  The selected broker(s) will have the right 
to  procure  insurance  for  the  Port  in  2010  and  2011  at  the  Port’s  option.    The  Port’s  insurance 
renews annually.    
 
 
 
 
 

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